อีเมลบริษัทนั้นมีช่องทางการใช้งานหลากหลาย เช่น หน้าเว็บเมลของ Email Hosting แต่ละระบบ การใช้งานอีเมลบริษัทผ่านโปรแกรมต่าง ๆ เช่นโปรแกรม Microsoft Outlook หรือ Thunderbird ก็สามารถทำได้ โดยการเพิ่มอีเมลบริษัทลงในโปรแกรม ซึ่งจะมีขั้นตอนการเพิ่มอีเมลแตกต่างกันและการกรอกค่าต่าง ๆ ของแต่ละระบบอีเมลที่แตกต่างกัน ซึ่งการนำอีเมลบริษัทไปเพิ่มใช้งานในโปรแกรมนั้นจะต้องเลือก Type แบบ IMAP หรือ POP3
IMAP
IMAP เป็นการนำข้อมูลที่อยู่บน Server มาแสดงยังโปรแกรมต่าง ๆ ที่ทำการเพิ่มอีเมลไว้โดยข้อมูลที่อยู่บน Server อีเมลทั้งหมดจะถูกนำมาแสดงในโปรแกรมและเชื่อมต่อกับ Server โดยตรง หากทำการลบอีเมลที่อยู่ในโปรแกรม ออกข้อมูลบนเซิฟเวอร์ก็จะถูกลบออกด้วยเช่นกัน ชึ่งข้อดีของแบบ IMAP คือเหมาะสมกับอีเมลบริษัทที่ต้องมีผู้ใช้งานมากกว่า 1 ท่าน เพราะในทุกอุปกรณ์จะแสดงข้อมูลเหมือนกันทุกอุปกรณ์ แต่ก็จะมีข้อที่ต้องระวังอยู่ด้วยเช่นเดียวกันเนื่องจากการใช้งานแบบ IMAP นั้นจะเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้บน Server จึงทำให้ใช้งานพื้นที่จำนวนมาก ซึ่งทำให้ต้องคอยตรวจสอบพื้นที่ของอีเมลนั้น ๆ ไม่ให้เต็ม เพราะถ้าหากอีเมลเต็มก็จะไม่สามารถรับอีเมลใหม่ ๆ ได้อีก
POP3
POP3 เป็นการดึงข้อมูลที่อยู่บน Server ลงมาเก็บไว้ยังอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำการเพิ่มอีเมลนั้น ๆ ไว้ และจะส่งคำสั่งไปลบอีเมลที่ถูกดึงมาจาก Server ตามระยะเวลาที่ตั้งไว้ในโปรแกรมนั้น ๆ ซึ่งหมายความว่าอีเมลจะถูกเก็บไว้ในอุปกรณ์หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้งานอย่างเดียวและไม่สามารถเข้าถึงได้จากเครื่องอื่น ๆ หรือตรวจสอบผ่านเว็บเมลได้ ซึ่งข้อดีของการใช้งานแบบ POP3 นั้น คือการที่ข้อมูลถูกจัดเก็บลงในเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วส่งคำสั่งไปลบข้อมูลออกจาก Server จึงทำให้บริหารจัดการในส่วนของพื้นที่จัดเก็บภายในอีเมลได้ดีและจะช่วยให้ลดการเกิดปัญหาอีเมลเต็มได้ แต่ก็จะมีข้อที่ต้องระวังอยู่เนื่องจากเป็นการเป็นข้อมูลไว้ในเครื่องใดเครื่องหนึ่ง หากมีการนำอีเมลนั้น ๆ ไปใช้งานในเครื่องอื่น ด้วยอาจทำให้ไม่เห็นข้อมูลอีเมลบางฉบับที่ถูกเครื่องที่ 1 ดึงลงมาเก็บไว้และทำการส่งคำสั่งลบออกจากบน Server แล้ว
ข้อมูลโดยสรุป
การใช้งานอีเมลในโปรแกรม ต่าง ๆ ต้องเลือกใช้งานแบบ IMAP หรือ POP3 ซึ่งข้อแตกต่างทั้ง 2 แบบขึ้นอยู่กับการใช้งานว่าต้องการใช้งานอีเมลบริษัทนั้น ๆ แบบไหน หากต้องการใช้งานหลาย ๆ เครื่องและต้องการเห็นข้อมูลเหมือนกันทั้งหมด แนะนำให้เลือกใช้งานแบบ IMAP หรือหากต้องการเก็บข้อมูลสำรองข้อมูลอีเมลบริษัทนั้น ๆ ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์และลบอีเมลออกจาก Server เพื่อลดปัญหาอีเมลเต็มให้เลือกใช้งานแบบ POP3 ซึ่งทั้ง 2 แบบนั้นมีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันตามข้อมูลด้านบน ดังนั้นการจะเลือกใช้งานแบบใดนั้น ขึ้นอยู่กับความต้องการของทางผู้ใช้งาน