Email Hosting คือ ระบบอีเมลบริษัท ซึ่ง Email Hosting มีหน้าที่จัดเก็บข้อมูลในบริษัททั้งหมดไว้ใน Email Hosting มากกว่านั้น Email Hosting ยังมีหน้าที่รับ (Receive) อีเมลจาก Server ภายนอก ส่งอีเมล (Send Mail) ไปยังปลายทาง ซึ่งดูเหมือนว่า Email Hosting จะทำงานอยู่ไม่กี่อย่าง แต่ Email Hosting นั้นต้องทำงานภายใต้ความซับซ้อน และต้องติดต่อไปยัง Server อื่น ๆอยู่ตลอดเวลา ซึ่งส่วนใหญ่มีลักษณะการทำงานแบบ Cloud หรือแบบ Server ทั่วไป
Email Hosting ทำงานอย่างไร ?
หลาย ๆ คนคงเข้าใจว่า Email Hosting มีหน้าที่แค่รับและส่งอีเมล แต่จริง ๆ แล้วมีการทำงานที่ซับซ้อนมากกว่านั้น โดยมีการทำงานที่มากกว่าการรับส่งอีเมลทั่วไป ดังนี้
- กรอง Spam และอีเมลขยะ (Junk & Spam Mail) ซึ่งต้องใช้การทำงานที่ซับซ้อนสูงมาก เพราะการที่จะประเมินว่า Email ใดคือ Spam หรือไม่ใช่ Spam นั้นไม่ใช่เรื่องล้อเล่น เพราะว่าหาก Email นั้นเป็นอีเมลสำคัญแต่ระบบกลับมองว่าเป็น Spam แล้วไม่รับอีเมลฉบับนั้น นั่นหมายความว่าคุณอาจจะพลาดอีเมลสำคัญซึ่งอาจทำให้คุณเสียโอกาสไปอย่างหน้าเสียดาย
- ป้องกันด้านความปลอดภัย เช่น ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นปลอมแปลงชื่ออีเมล หรือปลอมแปลงอีเมลของคู่ค้า
ปัญหาที่พบบ่อยของ Email Hosting
บริษัทส่วนใหญ่มักเคยใช้งาน Email Hosting จากผู้ให้บริการมาแล้วอย่างแน่นอน และต้องเคยพบกับปัญหาการใช้งานเนื่องจากการทำงานของ Email Hosting นั้นมีความซับซ้อนสูงมาก ดังนั้นจึงไม่แปลกเลยที่ท่านต้องพบปัญหาหากผู้ให้บริการนั้นไม่มีประสิทธิภาพในการให้บริการ
| ปัญหาที่พบ | สาเหตุ |
| Sever ล่มบ่อย | ปัจจุบันการล่มบ่อยนั้นเกิดขึ้นได้ค่อนข้างน้อย แต่มักเกิดปัญหาของความไม่เสถียร เช่น ช้า เนื่องจากการบริหารจัดการทรัพยยากรที่ไม่เพียงพอ หรือมีการ Share การใช้งานจำนวนมาก |
| Spam Mail เยอะ | เมื่อไม่มีระบบ Firewall ที่ดี หรือขาดการ Upgrade และไม่มีทีมผู้เชี่ยวชาญทำการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพ |
| ได้รับ Email ปลอมแปลง | ระบบ Email ส่วนใหญ่มิได้มีระบบป้องกัน Email ปลอมแปลง มีแต่การตรวจสอบ SPF, DMARC ทั่วไป ซึ่งไม่สามารถป้องกันการลอกเลียนแบบที่มีชื่อคล้ายคลึงได้ |
| ส่งไปยังปลายทางไม่สำเร็จ | เกิดจาก IP ของ Email Hosting นั้นติด Blacklist และผู้ให้บริการไม่มีการแก้ปัญหาที่ดี หรือมีประสิทธิภาพ |
Email Hosting มีระบบใดบ้าง ?
Email Hosting นั้นมีให้บริการอยู่หลากหลายระบบ ซึ่งระบบที่ได้รับความนิยมมีดังนี้
- Google Workspace คือ Email Hosting ที่ให้บริการจากทาง Google
- Microsoft Office 365 คือ Email Hosting ที่ให้บริการจากทาง Microsoft
- Zoho Workplace คือ Email Hosting ที่ให้บริการจากทาง Zoho
- GoCloud คือ Email Hosting ที่ให้บริการจากทาง Technologyland
เลือกใช้ Email Hosting แบบไหนดี ?
การสื่อสารหลักของธุรกิจนั้นก็คืออีเมล ซึ่งคงไม่มีบริษัทใดที่อยากปวดหัวกับระบบอีเมล โดยเฉพาะ Admin ผู้ดูแลระบบ ที่ต้องคอยรับปัญหาของ User และปัญหาเหล่านั้นตนเองก็ไม่สามารถแก้ได้เพราะต้องติดต่อไปยังผู้ให้บริการ Email Hosting อีกครั้งดังนั้นการเลือกใช้ Email จากผู้ให้บริการที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญมาก ปัจจัยในการเลือกมีดังนี้
- งบประมาณ – งบประมาณถือเป็นโจทย์สำคัญในการเลือกผู้ให้บริการ หลายครั้งอาจจะเลือกราคาถูกทั้ง ๆ ที่รู้ว่าอาจจะมีปัญหาจำนวนมากเพราะขีดจำกัดด้านงบประมาณ ดังนั้นจึงควรอธิบายให้ผู้บริหารรับทราบและทำความเข้าใจ
- เลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ เช่น สามารถให้บริการหลังการขายที่รวดเร็วมืออาชีพ เป็นต้น
- เลือกจาก Function การใช้งาน เราควรเลือกซื้อระบบที่ User เราต้องการใช้เท่านั้น ไม่ควรใช้งานระบบที่มี Function ที่เกินกว่าที่ User ใช้เพราะ Function เหล่านั้นมีราคา และค่าใช้จ่ายอยู่เสมอ รวมถึงวัฒนธรรมองค์กรของตนเอง เช่น ระบบ Email บางตัวมาพร้อมกับระบบประชุม Online ซึ่งแน่นอนว่าเป็นระบบที่ดี แต่ตราบใดในที่สุด User ก็ใช้โปรแกรม Line โทรคุย หรือ VDO CAll กันอยู่ดี เพราะแม้แต่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีงบประมาณจำนวนมาก พนักงานก็ยังใช้โปรแกรมที่ตนเองสะดวกที่สุดในการโทรคุย เช่น Line อยู่ดี ดังนั้นเราก็ควรเลือกใช้ระบบ Email ทั่วไปที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมการทำงานขององค์กร ก็อาจจะเพียงพอแล้ว
ข้อมูลโดยสรุป
Email Hosting ถือเป็นส่วนสำคัญของระบบสื่อสารสำหรับการใช้งานอีเมลบริษัท เนื่องจากการสื่อสารด้วยอีเมลถือเป็นหัวใจหลักของธุรกิจ ดังนั้นควรทำความเข้าใจถึงความต้องการของบริษัทตนเองเพื่อเลือกใช้สินค้า และบริการที่ตรงกับความต้องการ รวมถึงควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือและมีประสบการณ์เพื่อความราบรื่นของการใช้งาน