ทุกวันนี้บางองค์กรยังใช้งานฟรีอีเมลในการติดต่องานอยู่ เช่น @gmail หรือ @hotmail ซึ่งการใช้งานฟรีอีเมลนั้นอาจดูไม่ค่อยมีความน่าเชื่อถือสักเท่าไร จึงทำให้บางองค์กรต้องการใช้งานอีเมลองกรค์ แต่ไม่รู้ต้องเริ่มอย่างไร บทความนี้จะมาบอกถึงการทำอีเมลองค์กรโดยขั้นตอนง่าย ๆ กัน
ขั้นตอนการสร้างอีเมลองค์กร
การตรวจสอบความต้องการขององค์กรตนเอง
องค์กรขนาดเล็กส่วนใหญ่ต้องการเพียงสร้างอีเมล @company.com เท่านั้น แต่องค์กรที่มีขนาดใหญ่ขึ้นมักมีความต้องการที่มากขึ้น เช่น การ Share Drive ภายในบริษัท การใช้งานปฏิทินในบริษัทเป็นต้น ซึ่งเราต้องเรียนรู้พฤติกรรม และพื้นฐานด้าน IT ของพนักงานตนเอง เนื่องจากหากท่านใช้งานระบบอีเมลที่มี Function มากมายแต่พนักงานไม่สามารถใช้งานได้ เราอาจจะต้องเสียค่าใช้จ่ายไปโดยไม่จำเป็นและอาจจะเพิ่มความยากต่อการใช้งานของระบบมากขึ้นด้วย
การกำหนดงบประมาณ
ท่านควรกำหนดงบประมาณที่สามารถจ่ายไหว เพราะการใช้งานอีเมลองค์กรนั้นเป็นค่าใช้จ่ายต่อเนื่องรายปี ต้องมั่นใจว่าองค์กรสามารถจ่ายค่าใช้จ่ายนี้ได้ทุกปีเพราะการปรับเปลี่ยนในภายหลังอาจจะสร้างความยุ่งยากต่อการใช้งานได้
การคิดชื่อ Domain ที่ต้องการใช้งาน
โดยส่วนใหญ่แล้วองค์กรที่พึ่งเริ่มใช้งานอีเมลองค์กรมักจะยังไม่ได้จด Domain โดยทางเราขอแนะนำเทคนิคการคิดชื่อ Domain ที่ต้องการนำไปใช้งานดังนี้
- สั้นและจดจำง่าย
- หากจำเป็นต้องใช้ชื่อยาว ๆ ควรเป็นคำที่มีความหมาย และผู้คนทั่วไปสามารถสะกดได้ง่าย เช่น thailand ก็ควรใช้คำว่า thailand ไปเลยหรือ thai เป็นต้น เพราะเป็นคำทั่วไปที่สะกดได้ง่าย
- ไม่ควรมีเครื่อหมาย – (ขีดกลาง) ถึงแม้ว่าจะใช้ได้เพราะอาจจะทำให้ผู้ต้องการเข้าเว็บสะกดผิดเป็น _ (ขีดล่าง) และพิมพ์ชื่ออีเมลผิดได้
การคิดชื่อ User ที่ต้องการใช้งาน
สำหรับการตั้งชื่ออีเมลองค์กรนั้น สามารถตั้งตามความต้องการได้เลย แต่สำหรับท่านใดที่ยังคิดไม่ออก ทางเรามีตัวอย่างแนะนำดังนี้ บางองค์กรอาจจะตั้งชื่ออีเมลเป็นชื่อกลางแผนก เช่น account@company.com, marketing@company.com หรือ อาจจะตั้งชื่อเป็นชื่อพนักงาน เช่น pongpat.a@company.com ซึ่งท่านต้องส่งรายชื่อเหล่านั้นไปยังผู้ให้บริการเพื่อสร้างระบบรองรับไว้
การเลือกระบบอีเมลองค์กรที่ต้องการใช้งาน
ปัจจุบันมีผู้ให้บริการอีเมลองค์กรจำนวนมากโดยท่านควรเลือกจากงบประมาณ และความน่าเชื่อถือของผู้ให้บริการ ซึ่งปัจจุบันมีผู้ให้บริการอีเมลบริษัทที่เป็นที่นิยมดังนี้
- Microsoft Office 365 ของทอง Microsoft inc.
- Google Workspace ของทาง Google inc.
- GoCloud ของทางบริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด
- Zoho Email ของทาง Zoho inc.
การเลือกผู้ให้บริการอีเมล
สำหรับการเลือกผู้ให้บริการนั้น องค์กรควรเลือกผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือ และมีประสบการณ์ เพราะการเลือกผู้ให้บริการนั้นจะส่งผลต่อบริการหลังการขาย หรือ เวลาที่ท่านพบปัญหา
ปัญหาที่จะพบในการใช้งานอีเมลบริษัท
หลาย ๆ ท่านคงคิดว่าหลังจากใช้งานอีเมลองค์กรแล้วก็จะสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น ตราบใดที่ได้ทำการชำระค่าบริการให้แก่ผู้ให้บริการ แต่จริง ๆ แล้วอย่าลืมว่าอีเมลองค์กรนั้นถูกใช้งานโดยพนักงานที่มี Skill IT ที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ซึ่งไม่มีทางที่พนักงานทั้งหมดจะใช้งานได้อย่างราบรื่นตลอดเวลา ไม่ว่าระบบจะมีประสิทธิภาพมากเพียงใดหากเกิดปัญหาการใช้งาน ไม่ว่าจะเกิดการตั้งค่าผิดพลาดของพนักงานเอง หรือ จากระบบ ท่านต้องสามารถติดต่อผู้ให้บริการ และต้องได้รับคำแนะนำในการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
ข้อมูลโดยสรุป
อีเมลองกรค์เป็นระบบสำคัญในการสื่อสารสำหรับองค์กร ในยุคปัจจุบัน ถึงแม้ว่าในการเริ่มใช้งานช่วงแรก ๆ อาจจะไม่ค่อยมีความสำคัญมากนักแต่เมื่อใช้งานไประยะหนึ่งจะทราบว่าลูกค้า และผู้ติดต่อทั้งหมดจะทำการติดต่อมายังอีเมลองค์กร ดังนั้นควรเลือกผู้ให้บริการและระบบที่มีคุณภาพและบริการหลังการขายที่เชื่อถือได้ โดยท่านสามารถทำตามขั้นตอนกสร้างอีเมลบริษัทตามด้านบนได้เลย