Email Hosting คือ ระบบ Email ที่ใช้งานภายใต้ชื่อ Domain Name ของคุณ ซึ่งมีหน้าที่รับส่งและเก็บข้อมูล Email ของคุณทั้งหมดโดยรูปแบบการทำงานมี 2 ประเภทหลักๆ คือ ทำ Email Server ภายในองค์กรคุณเอง (On–Premise) หรือใช้งาน Email Hosting โดยที่ Server ตั้งอยู่ภายนอกบริษัท (On-Cloud) แต่ถึงแม้ว่าคุณจะใช้ On-Cloud ก็อาจจะพบปัญหามากมายเช่นเดียวกันและต้องนำมาซึ่งการย้ายผู้ให้บริการไปเรื่อยๆ และมันไม่ใช่เรื่องที่น่าสนุกเลย
อย่าทำ Email Server เองถ้าไม่มั่นใจ
แค่การ Support งาน IT อุปกรณ์ต่อพ่วงและเครือข่ายภายในเช่น Lan, WiFI ภายในองค์กรก็วุ่นวายระดับหนึ่งแล้ว บางบริษัทมี Share File Server เล็กๆ บางทีก็ Drive หลุดบ้างหายบ้าง หรือแม้กระทั้งเครื่อง Print ที่เสียบ USB ใช้งานไปสักพักวันดีคืนดีก็ Print ไม่ได้ก็มี แต่นี่เรากำลังพูดถึง Email Server ซึ่งต้องทำงานทั้ง รับ-ส่ง และเก็บข้อมูล Email และเป็นระบบการสื่อสารหลักซึ่งแทบจะสำคัญกว่าโทรศัพท์อีกในบางองค์กรและที่สำคัญมันซับซ้อนและเกิดปัญหาจำนวนมากหากไม่มีประสบการณ์หรือทีมงานที่มากพอ ดังนั้นหากคุณพบการใช้งาน Email จากการทำ Server ใช้เองลองเปลี่ยนการใช้งานเป็นแบบ On-Cloud ก็เป็นทางออกที่ดีเลยทีเดียว
มี IP ส่วนตัวจะไม่ติด Blacklist
เมื่อ IP ของ Email Server คุณติด Blacklist ไม่ว่าจะใช้งานแบบ On–Premise, On-Cloud และการใช้งาน IP ส่วนตัวก็มิได้ช่วยให้ IP ของตนเองไม่ติด Blacklist เพียงแต่ช่วยลดความเสี่ยงเท่านั้น และผู้ให้บริการบางรายก็ไม่รู้จะแก้ปัญหานี้หรือทำให้ IP ของตนเองปลอดภัยไปได้มากกว่านี้จึงให้บริการ IP เสริมเป็น IP ส่วนตัวด้วย เพราะการป้องกันให้ IP ของ Email Hosting ไม่ติด Blacklist นั้นต้องใช้ทีมงานที่มีประสบการณ์ในการทำระบบป้องกันที่ทันท่วงทีกับการโจมตีใหม่ๆที่เกิดขึ้นตลอดเวลา
(อ่านบทความเกี่ยวกับ IP Email Hosting ติด Blacklist)
ส่งไปหาปลายทางหลายๆที่ไม่ได้
ถึงแม้ว่า IP จะ ไม่ติด Blacklist แต่หากการควบคุมปริมาณการส่งออกของ User อย่างไม่สมเหตุสมผลย่อมทำให้เกิดปัญหาส่ง Email ไปยังปลายทางบางที่ไม่ได้ถึงแม้ว่า IP จะไม่ติด Blacklist ก็ตาม ซึ่งการแก้ปัญหาเป็นเรื่องที่มีความซับซ้อนและต้องใช้ประสบการณ์ในการแก้ปัญหามากๆ
Email โดน Hack
เมื่อมีพนักงานหรือใช้งาน Email เป็นสิบๆ หรือร้อยๆ User แน่นอนว่าเราไม่สามารถควบคุมให้พนักงานใช้งานได้อย่างปลอดภัย 100% และปัญหาหลักๆของการใช้งาน Email Hosting ในระดับองค์กรคือการโดนปลอมแปลงชื่อ Email ตนเอง หรือไม่ Suppiler ก็ถูกปลอมแปลงเพื่อส่งอีเมลมาให้เราหรือ Suppiler โอนเงินไปยัง Hacker นั่นเองและนี่คือปัญหาใกล้ตัวมากกว่าที่คุณคิดอย่างแน่นอน ดังนั้นควรเลือกผู้ให้บริการที่รองรับ DMARC, SPF และที่สำคัญผู้ให้บริการต้องตั้งค่าเหล่านั้นจริงๆ (วิธีตรวจสอบว่าตั้งค่า DMARC อย่างถูกต้องแล้ว) เพราะถ้าไม่ได้ตั้งค่าก็เหมือนกับว่าใครๆก็สามารถส่ง Email และปลอมเป็นชื่อ Domain คุณได้อย่างง่ายดายและผู้ให้บริการหลายๆที่มักละเลยที่จะตั้งค่าเหล่านี้ให้ถูกต้อง
ความปลอดภัยในการใช้งาน Email Hosting นั้นเป็นเรื่องสำคัญมากและนำมาซึ่งความเสียหายอย่างคาดไม่ถึงเพราะผู้ให้บริการ Email Hosting ทั่วไปนั้นมีเพียงการยืนยันตัวตนด้วย Username และ Password เท่านั้นและข้อมูลเหล่านี้รั่วไหลได้ง่ายมาก ดังนั้นระบบ Email Hosting ที่ใช้งานต้องมีความปลอดภัยที่น่าเชื่อถือและใช้งานได้จริง
การเปลี่ยนผู้ให้บริการไม่ใช่เรื่องสนุก
การเปลี่ยนผู้ให้บริการแต่ละครั้งนำมาซึ่งความยุ่งยากซับซ้อนต่อฝ่าย IT , User และอาจจะถูกกดดันจากฝ่ายบริหาร เนื่องจากสัมพันธ์กับเรื่องของข้อมูลภายใน Email ความกังวลเกี่ยวกับการ Down Time การเสียเวลาที่จะต้องเรียนรู้ระบบใหม่ๆ ที่ก็ยังไม่แน่ใจว่าจะจบได้ด้วยดีหรือไม่ ดังนั้นการเลือกผู้ให้บริการ Email Hosting ควรคิดอย่างถี่ถ้วน รอบครอบและผู้ให้บริการควรมีประสบการณ์การให้บริการอย่างมืออาชีพเกี่ยวกับ Email Hosting จริงๆ