สำหรับคนที่ทำธุรกิจแน่นอนว่าความน่าเชื่อถือเป็นสิ่งสำคัญและอีเมลองค์กรก็เป็นส่วนหนึ่งของความน่าเชื่อถือ ดังนั้นหลังจากที่เราจด Domain Name แล้วสิ่งสำคัญที่มักจะทำส่วนใหญ่คือทำเว็บและอีเมลองค์กรให้เป็นชื่อ @ชื่อบริษัทของเราเอง โดยการทำอีเมลองค์กรนั้นไม่ยาก
อีเมลองค์กรสำคัญไหม
ในมุมมองของผู้เขียนมองว่ามีความสำคัญมากหากเราใช้งาน Free Email ที่ข้างหลังลงท้ายด้วย @ Gmail Yahoo Hotmail ส่งใบเสนอราคาไปให้ลูกค้าแน่นอนว่าความน่าเชื่อถือย่อมน้อยกว่า @yourcompany.com ซึ่งมันให้ความรู้สึกที่เป็นทางการและน่าเชื่อถือ
มันคือ Brand ที่ติดตัว
เมื่อเราใช้งานอีเมลองค์กรในการสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้า Brand ของเราภายใต้ชื่อ Domain ก็ถูกติดตัวและถูกส่งไปหาทุกคนอย่างอัตโนมัติ ซึ่งจากประสบการณ์ผู้เขียนพบว่ามันสร้างยอดขายให้องค์กรของคุณได้ในทางอ้อมอย่างคาดไม่ถึงหรือคุณจะมีโอกาสทางธุรกิจที่มากกว่าด้วยซ้ำไม่เชื่อลองวัดผลด้วยตนเองก็ได้
ความปลอดภัยของข้อมูล
จริงๆแล้ว Free Email ที่ใช้กันนั้นเป็นระบบที่มีความปลอดภัยสูงและมักถูกสร้างโดยบริษัทด้าน IT ระดับโลกแต่มันขาดสิ่งที่สำคัญที่สุดไปคือระบบบริหารจัดการ เช่น เรามีพนักงานคนใหม่เข้ามาหากใช้งานระบบอีเมลองค์กรเราก็เข้าระบบบริหารจัดการ เพิ่ม User พนักงานใหม่ๆเข้าไป หรือพนักงานคนไหนลาออกก็เพียงเข้าระบบบริหารจัดการและลบ Email User ที่ลาออกไป แต่ Free Email นั้นไม่มี หากพนักงานลาออกอาจจะไม่มีใครเข้าถึงข้อมูลและใช้งาน Email นั้นได้เลยและทำให้คนที่ติดต่อส่งเมลเข้ามาเราก็เช็คไม่ได้ ข้อมูลเก่าๆก็เข้าไม่ถึง
Free Email VS Corporate Email
| รายละเอียด | Free Email | อีเมลองค์กร (Corporate Email) |
|---|---|---|
| การใช้งาน | @gmail.com, @hotmail.com, @yahoo.com เป็นต้น | @yourcompany.com |
| ความปลอดภัยของข้อมูล | ต่ำกว่าหากพนักงานลาออก ผู้บริหารจะไม่สามารถ Reset Password ได้ | สูงกว่าเพราะผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถลบ User นั้นทิ้งหรือ Reset Password ได้ |
| ราคา | ฟรี | มีค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับปริมาณ User |
| ความน่าเชื่อถือ | ต่ำหากใช้ในเชิงธุรกิจ | สูงกว่าหากใช้ในเชิงธุรกิจ |
| การบริการหลังการขาย | ไม่มีหรือไม่แน่ใจ | มีการรับประกันความเร็วในการให้บริการ |
| หน้าบริหารจัดการ User (Control panel page) | ไม่มี | มี |
อีเมลองค์กรมีกี่แบบ
- Cloud Email ทั่วไปมักให้บริการโดยผู้ให้บริการภายในประเทศไทย โดยอาจจะมีราคาเริ่มต้นที่ 300-1,000 บาท / User/ปี ขึ้นอยู่กับพื้นที่จัดเก็บ คุณภาพระบบ การให้บริการหลังการขายเป็นต้น
- Cloud Email ที่มาพร้อมกับ Business Solution Apps มักให้บริการโดยบริษัทด้าน IT ระดับโลก เช่น ระบบ Google Workspace จาก Google, Microsoft 365 (MS365) จาก Microsoft เป็นต้น โดย Business Solution Apps คือ โปรแกรมเสริมเพิ่มเติมเช่น Google Doc เอาไว้พิมพ์เอกสาร (คล้ายๆกับ Microsoft Word) หรือ ระบบ VDO Call เป็นต้น โดยจะมีราคาเริ่มต้นประมาณ 2,000 บาท /User/ปี
- (อ่านบทความความแตกต่างระหว่าง Google Workspace VS Microsoft 365)
เราจะซื้อกับใครดี
ผู้เขียนแนะนำเป็นอย่างยิ่งว่าควรซื้อกับผู้ให้บริการกับบริษัทที่ให้บริการ Email ที่มีความเชี่ยวชาญ มีประสบการณ์และการให้บริการหลังการขายที่ยอดเยี่ยม เพราะระบบเหล่านี้เป็นการเช่ามาใช้งานเป็นรายปีหรือรายเดือนและต้องคอยติดต่อกับผู้ให้บริการอยู่ตลอดเวลา เช่น เราเปลี่ยนเครื่องลงโปรแกรม Outlook/Thunderbird ใหม่บางครั้งเราก็ต้องการให้ผู้ให้บริการให้ข้อมูลการตั้งค่าหรือ Remote เข้ามาตั้งค่าให้เป็นต้น
จุดมุ่งหมายของการใช้งานคืออะไร ?
การใช้งานอีเมลองค์กรมิได้ช่วยแต่เพียงเรื่องความน่าเชื่อถือเท่านั้นแต่ยังช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลภายในองค์กรให้มีประประสิทธิภาพและควรเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับองค์กรรวมที่เลือกซื้อจากผู้ให้บริการที่ให้บริการระบบและการให้บริการหลังการขายอย่างมีประสิทธิภาพ