ผู้ที่ใช้งานอีเมลบริษัท บางครั้งอาจต้องการย้ายข้อมูลในอีเมลไปยังอีกหนึ่งอีเมล เนื่องจากหลายสาเหตุ เช่น ต้องการลบอีเมลนั้น แต่ยังต้องการเก็บข้อมูลไว้อยู่ เป็นต้น ซึ่งสามารถทำได้ โดยวิธีการทำก็จะขึ้นอยู่กับระบบอีเมลที่ท่านใช้งานอยู่ ดังนี้
Email Hosting
สำหรับ Email Hosting จะไม่สามารถทำที่หน้า Admin ได้ ต้องดำเนินการผ่านโปรแกรม เช่น Outlook หรือ Thunderbird โดยมีขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนการดำเนินการย้ายข้อมูลไปไว้ในโปรแกรม
- เพิ่มบัญชีอีเมลบริษัทในโปรแกรมแบบ IMAP เพื่อให้โปรแกรมดึงข้อมูลทั้งหมดลงมาแสดง
- ทำการสร้าง Data File ในโปรแกรมเดียวกัน สร้างกล่องข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการย้ายข้อมูลมาเช่น Inbox , sub folder
- เลือกคลุมข้อมูลจากอีเมลที่ต้องการจากนั้นคลิ้กขวา เลือก Move , เลือก Copy to Folder และเลือกกล่องข้อมูลที่สร้างไว้
- ข้อมูลจะถูกคัดลอกไปเก็บไว้ยัง Data File ในโปรแกรม
- ทำช้ำกับข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการย้าย
ขั้นตอนการนำข้อมูลจาก Data File ไปไว้ในอีเมล
- เพิ่มบัญชีอีเมลบริษัทในโปรแกรมแบบ IMAP เพื่อให้โปรแกรมดึงข้อมูลทั้งหมดลงมาแสดง
- ทำการสร้างกล่องข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการย้ายข้อมูลมาเช่น Inbox , sub folder
- เลือกคลุมข้อมูลจาก Data File ที่ต้องการจากนั้นคลิ้กขวา เลือก Move , เลือก Copy to Folder และเลือกกล่องข้อมูลที่สร้างไว้
- ข้อมูลจะถูกคัดลอกไปเก็บไว้ยังอีเมลบริษัทในโปรแกรม
- ทำช้ำกับข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการย้าย
Microsoft 365
Microsoft 365 คือหนึ่งในระบบอีเมลบริษัท ที่ให้บริการโดย Microsoft ซึ่งสามารถทำการย้ายข้อมูลในอีเมล ไปยังอีกหนึ่งอีเมลได้โดยดำเนินการที่หน้า Microsoft admin center
Google Workspace
Google Workspace คือหนึ่งในระบบอีเมลบริษัท ที่ให้บริการโดย Google ซึ่งสามารถทำการย้ายข้อมูลในอีเมล ไปยังอีกหนึ่งอีเมลได้โดยดำเนินการที่หน้า admin ของ Google Workspace
ข้อควรระวัง !
- พื้นที่ของอีเมลที่จะย้ายข้อมูลไปนั้น ควรมีพื้นที่ที่มากพอ เพราะการย้ายไปจะใช้งานพื้นที่ของอีเมลนั้น ซึ่งหากพื้นที่ไม่มากพอ อาจทำให้พื้นที่เต็ม จนไม่สามารถ รับ – ส่งอีเมลได้ หรือ ทำให้ข้อมูลที่ย้ายไปไปไม่ครบ
- ในระหว่างการย้ายไม่ควรปิดโปรแกรม เพราะอาจทำให้การย้ายข้อมูลขัดข้อง และค้างการทำงานได้
หากต้องการใช้งาน Microsoft 365, Google Workspace หรือ Email Hosting สามารถได้ทำอย่างไร ?
สามารถใช้งาน ms365 ราคาถูก หรือ Google Workspace ราคาถูกได้โดยการทำ Hybird Email โดยสามารถสอบถามกับทางเทคโนโลยีแลนด์ได้เลย
ข้อมูลโดยสรุป
การดำเนินการตามขั้นตอนข้างต้นจะช่วยให้ท่านย้ายข้อมูลอีเมลไปยังอีกอีเมล หรือ Back up ข้อมูลได้อย่างปลอดภัย และไม่ยุ่งยากผู้ใช้งานทั่วไปที่ไม่ต้องมีความสามารถในด้าน IT ก็สามารถดำเนินการได้ด้วยตนเอง