การย้ายข้อมูลอีเมลจากผู้ให้บริการ Email Hosting รายเก่าไปยังผู้ให้บริการรายใหม่ ฟังดูเป็นกระบวนการที่น่ากังวล แต่ถ้าทำอย่างถูกต้องและมีการวางแผนที่ดี จะช่วยลดความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูลและปัญหาการหยุดชะงักของการใช้งานอีเมลของธุรกิจได้ ในบทความนี้ เราจะพูดถึงขั้นตอนการย้ายข้อมูลอีเมล ข้อควรระวัง ที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการย้ายข้อมูล
การย้ายข้อมูลใน Email Hosting
หลักๆ เลยต้องทำความเข้าใจเรื่องนี้ก่อนการย้ายข้อมูล Email Hosting จะสามารถทำได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับระบบ Email Hosting ที่จะเปลี่ยนไปใช้งานนั้นมีฟังก์ชัน หรือ Tool ในการย้ายข้อมูล(Migrate)หรือไม่ หากมีก็ไม่ต้องกังวลเนื่องจากจะใช้ข้อมูลไม่มากสำหรับการย้ายข้อมูลโดยเพียงใส่ข้อมูลตามที่ระบบนั้นๆต้องการข้อมูลก็จะถูกย้ายเองเบื้องหลังโดยไม่กระทบต่อการใช้งาน
แต่หากระบบEmail Hosting ที่จะเปลี่ยนไปใช้งานไม่มีฟังก์ชัน หรือ Tool ในการย้ายข้อมูลส่วนนี้ผู้ใช้งานต้องเป็นผู้ Blackup ข้อมูลไว้ในเครื่องผู้ใช้งาน(User)เอง ก่อนทำการย้ายระบบ
ขั้นตอนการย้ายข้อมูล Email Hosting
| หัวข้อ | คำอธิบายเพิ่มเติม |
| การวางแผน | วางแผนงานนัดวันเวลาที่เหมาะสมและสอบถามวิธีการเพื่อวางแผนการย้ายข้อมูล(Migrate) |
| การสำรองข้อมูล (Backup) | สำรองข้อมูลอีเมลไม่ว่าระบบใหม่จะมีTool ในการย้ายข้อมูลหรือไม่เนื่องควรมีข้อมูลกาณีเกิดข้อผิดในการย้ายข้อมูล |
| การติดต่อและตั้งค่ากับผู้ให้บริการใหม่ | ติดต่อประสานงานกับทางผู้ให้บริการทั้ง เก่า , ใหม่เพื่อเตรียมข้อมูลที่ใช้สำหรับการย้ายข้อมูลและประสานงานได้อย่างราบรื่น |
| เริ่มขั้นตอนการย้าย | กรรีมีฟังก์ชัน หรือ Tool ในการย้ายข้อมูลให้เริ่มดำเนินการ หรือกรณี Back up ข้อมูลให้เริ่มดำนเนินการตามขั้นตอนที่ผู้ให้บริการแนะนำ |
| ตรวจสอบข้อมูล | หลักจากการย้ายข้อมูลเสร็จสิ้นให้ผู้ใช้งานตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดและตรวจสอบการทำการของระบบทั้งหมดอีกครั้ง |
ข้อควรระวังและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นของการย้ายข้อมูล
- การสูญหายของข้อมูลในการย้ายข้อมูลข้อมูลบางส่วนหรือบางฉบับอาจหายไประหว่างการย้ายได้
- ค่า Incoming หรือ ค่า IMAP ที่ต้องใช้ในการย้ายข้อมูลต้องเป็นค่าที่ถูกต้องจากผู้ให้บริการรายเก่า
- การหยุกการทำงานชั่วคราวของ Tool ในการย้ายข้อมูล หรือของระบบใดระบบหนึ่ง
- ปัญหาพื้นที่เก็บข้อมูล Diskspace ไม่เพียงพอ
จากปัญหเบื้องต้นที่ยกตัวอย่างมาทั้ง 4 ข้อนั้นทำให้เห็นถึงความสำคัญของ การ Back up ก่อนการย้ายระบบอย่างมากเนื่องจากหาเกิดปัญหาเหล่านี้ขึ้นและไม่ได้มีการ Back up ข้อมูลไว้ก่อนหน้าข้อมูลของท่านอาจสูญหายหรือไม่ได้กลับคืนมาเลยก็เป็นได้
ข้อมูลโดยสรุป
การย้ายข้อมูล Email Hosting อาจดูซับซ้อน แต่ด้วยการวางแผนที่ดีและความระมัดระวังในทุกขั้นตอน จะช่วยให้คุณย้ายข้อมูลได้อย่างราบรื่นและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยการติดต่อประสานงานกับผู้ให้บริการทั้ง 2 ฝ่ายและการ Back up ข้อมูลไว้เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก